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Anleitung

MaschinenTeiler hilft Gemeinschaften, eine Maschine zu teilen: reservieren im Kalender, Betriebsstunden eintragen, abrechnen.

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Für Mitglieder

Anmelden

• Benutzername und Passwort bekommst du vom Admin deiner Maschine.
• „Angemeldet bleiben“ merkt die Anmeldung 30 Tage – praktisch am Handy.
• App aufs Handy (Link auf der Anmeldeseite und im Menü): Android – Knopf App installieren (oder Browser-Menü ⋮ → App installieren); iPhone – in Safari Teilen → Zum Home-Bildschirm. Dann startet MaschinenTeiler wie eine App mit eigenem Symbol. Am PC zeigt die Seite einen QR-Code zum Scannen und einen Link zum Weitergeben.
• Passwort ändern: Menü oben rechts → Passwort ändern. Passwort vergessen? Auf der Anmeldeseite Passwort vergessen? antippen, Benutzername oder E-Mail eingeben und dem Link in der E-Mail folgen – das neue Passwort gilt für alle deine Maschinen. Ohne E-Mail-Adresse setzt der Admin ein neues.
• Möchte dich eine weitere Gemeinschaft hinzufügen, bekommst du eine E-Mail und siehst nach dem Anmelden Beitrittsanfragen: Bestätigen oder Ablehnen. Danach nutzt du alle Maschinen mit demselben Benutzernamen und Passwort.
• Bist du bei mehreren Maschinen dabei, wählst du nach dem Anmelden die Maschine; später wechselst du im Menü oben rechts mit Wechseln zu ….

Reservieren

• Jeder Tag im Kalender ist geteilt: oben Vormittag, unten Nachmittag. Grün = deine Reservierung, grau = andere, orange = Service/Reparatur.
• Tag antippen → Vormittag, Nachmittag oder Ganzer Tag. Bei „Ganzer Tag“ mit „bis“ und −/+ mehrere Tage wählen.
• Wie viele Tage am Stück erlaubt sind, legt der Admin fest; direkt anschließende eigene Reservierungen zählen mit.
• Zwei Mitglieder können sich einen Tag teilen (eines Vormittag, eines Nachmittag).
• Wird die Maschine auch stundenweise vermietet, wählst du im Tagesfenster zusätzlich Uhrzeit von und bis (in halben Stunden, z. B. 8:00–10:00) und tippst Reservieren. Belegte Zeiten sind ausgegraut, eine Mindestdauer legt der Admin fest. Stunden-Reservierungen stehen im Kalender als schmale Linie mit Uhrzeit und Name im Halbtag; der Rest des Halbtags bleibt frei.
• Nach jeder Reservierung und jedem Storno bekommst du eine Bestätigung per E-Mail (wenn eine Adresse eingetragen ist).

Stornieren

• In der Liste „Meine Reservierungen“ oder im Tagesfenster auf Stornieren tippen.
• Möglich bis einschließlich zum ersten Tag der Reservierung (auch noch am selben Tag). Vergangene Reservierungen storniert der Admin oder Einteiler; der Admin kann jede Reservierung löschen, auch wenn schon eine Fahrt eingetragen ist (die Fahrt bleibt).

Zählerstand bzw. Menge eintragen

• Nach der Nutzung erscheint die Reservierung unter Zählerstand eintragen (gelb).
• Zähler Anfang ist vorbelegt – bitte mit der Anzeige an der Maschine vergleichen –, dann Zähler Ende eintragen.
• Gibt es keinen Zähler (z. B. Abrechnung nach Hektar oder Fuhren), trägst du direkt die Menge ein; bei stundenweiser Reservierung und Abrechnung nach Stunden ist die reservierte Dauer vorgeschlagen.
• Menge, Satz bzw. Betrag werden sofort angezeigt. Bis zur Abrechnung kannst du korrigieren; der Admin prüft den Eintrag.

Für Admins

Mitglieder und Logins

• Als Admin bist du selbst Mitglied deiner Maschine – du stehst in der Mitgliederliste und reservierst im Kalender ohne Auswahl für dich.
• Mitglieder → + Neues Mitglied: Name, Adresse, E-Mail, Anteile (wenn unter Einstellungen verwendet). Ändern sich die Anteile, gilt das ab dem gewählten Jahr.
• Abschnitt Zugang: Ein Klick ins leere Feld schlägt den Benutzernamen vor (erster Buchstabe des Vornamens + Nachname). Passwort mit mindestens 8 Zeichen vergeben.
• Ist die Person schon bei einer anderen Gemeinschaft dabei, wird sie über die gleiche E-Mail-Adresse erkannt: Es erscheint eine Rückfrage; mit dem Haken Ja, Beitrittsanfrage senden bekommt sie eine E-Mail und bestätigt angemeldet mit ihrem bisherigen Passwort – erst dann gilt der Zugang. Ein Benutzername, den es schon gibt (mit anderer E-Mail), wird mit „bereits vergeben“ abgelehnt. Bis dahin steht beim Mitglied Bestätigung offen (mit Anfrage erneut senden; zurückziehen = Benutzername leeren). Lehnt sie ab, bekommst du eine E-Mail.
• Haken Admin dieser Maschine: Das Mitglied darf die Maschine mitverwalten. Deinen eigenen Zugang und dein Admin-Recht kannst du nicht selbst entfernen.
• Haken Einteiler: Das Mitglied teilt die Maschine ein – es reserviert und storniert im Kalender für alle Mitglieder wie der Admin (Auswahl oben, auch über die Grenzen hinaus), sieht aber keine Verwaltung (Fahrten, Abrechnung, Mitglieder, Einstellungen). Kontroll-Mails gehen weiter an die Admins.
• Das Passwort darfst du leer lassen: Unter Mitglieder → E-Mail-Einladung bekommen alle Mitglieder ohne Passwort ihren Benutzernamen und einen Link (dazu den Link zur App aufs Handy mit Anleitung für Android und iPhone), mit dem sie ihr persönliches Passwort festlegen (7 Tage gültig). Mitglieder ohne Login bekommen dabei auf Wunsch einen. Wer schon ein Passwort hat, bekommt keine Einladung.
• Mitglieder lassen sich auch per CSV importieren (Import): Vorlage herunterladen liefert eine Datei mit Spaltenkopf und einem Beispielmitglied – in Excel ausfüllen, Beispielzeile löschen, als CSV speichern und hochladen. Ohne Mitglieder ID wird die nächste freie Nummer vergeben, mit ID wird das Mitglied aktualisiert. Optional die Spalte Benutzername: neuer Name = Login ohne Passwort (Passwort per E-Mail-Einladung), vergebener Name wird abgelehnt; gehört die E-Mail schon zu einem Login einer anderen Gemeinschaft, wird kein Login angelegt – die Beitrittsanfrage sendest du danach (mit Rückfrage) über Bearbeiten oder die E-Mail-Einladung.
• Newsletter (Menü oben): eine Nachricht an alle aktiven Mitglieder mit E-Mail-Adresse.

Kalender und Vertretung

• Oben im Kalender unter Reservieren in Vertretung für das Mitglied wählen (vorgewählt bist du selbst), dann Tage antippen. Seine Reservierungen werden violett hervorgehoben.
• Als Admin (oder Einteiler) darfst du die Höchstdauer und die Mindestdauer stundenweiser Reservierungen unterschreiten bzw. überschreiten und auch in der Vergangenheit eintragen.
• Service / Reparatur: gibt es bei jeder Maschine. Damit blockierst du die Maschine für Wartung oder Reparatur. Service hat keinen Login, bekommt keine Mails und wird nie verrechnet; Zählerstände dafür kannst du trotzdem eintragen, damit der Zähler beim nächsten Mitglied stimmt.
• Reserviert oder storniert ein Mitglied selbst, bekommst du eine Kontroll-Mail – abschaltbar unter Einstellungen.

Fahrten erfassen und prüfen

• Fahrten → Fahrten erfassen: Mitglied eintippen, Tab, Zähler Ende, Enter – die nächste Zeile beginnt mit dem vorigen Ende.
• Ohne Zähler (Einstellungen) gibst du je Zeile die Menge ein. Bei Abrechnung nach Einheit steht daneben die verrechnete Menge: gemessen, aber mindestens die Mindestmenge (z. B. 1,5 h → 2 h). Du kannst sie überschreiben, ↺ stellt den Vorschlag wieder her.
• Reservierungen ohne Zählerstand stehen darüber; ein Klick übernimmt sie.
• Von Mitgliedern eingetragene Fahrten akzeptierst du unter Fahrten: oben steht, wie viele zu prüfen sind; je Zeile ✔ Akzeptieren oder ✔ Alle akzeptieren. Der Filter „Nur zu prüfende“ zeigt nur diese.

Abrechnen und Zahlungen

• Abrechnungen → + Neue Abrechnung: Zeitraum wählen, Vorschau prüfen, abrechnen. Je Mitglied entsteht eine Rechnung.
• Rechnungen per E-Mail versenden oder drucken. Übersicht drucken zeigt die ganze Abrechnung je Mitglied mit Zahlungen und Summen.
• Zahlungen: Abrechnungen → Zahlungen oder Knopf Zahlung bei der Rechnung.
• Muss eine Fahrt korrigiert werden: Abrechnung aufheben, korrigieren, neu abrechnen.

Auswertung, Export, Einstellungen

• Anteile & Nutzung: zustehende (1 Anteil = 1 Tag je Jahr) gegen genutzte Tage (bei Abrechnung nach Einheit: Tage mit Fahrten). Unter Einstellungen abschaltbar – dann sind Anteile überall ausgeblendet.
• Export: Mitglieder & Anteile, Anteile & Nutzung und alle Fahrten als Excel-Datei – zum Herunterladen oder per E-Mail.
• Einstellungen → Abrechnung: Tagessätze (Preis je Tag, Grenzen für ¼/½/ganzen Tag) oder nach Einheit – Einheit (Stunden, Hektar, Fuhren, Stück, Flaschen, m³ oder eigene), Preis je Einheit, Mindestmenge je Fahrt und ob über den Zählerstand erfasst wird. Ändert sich das, werden offene Fahrten neu berechnet; abgerechnete bleiben.
• Einstellungen → Kalender: ganze/halbe Tage oder auch stundenweise (Raster 30 Minuten, mit Mindestreservierungszeit), Höchstdauer am Stück.
• Einstellungen außerdem: Anteile ein/aus, Rechnungstext (Platzhalter {Menge} = verrechnete Menge), Bankverbindung. Den E-Mail-Versand richtet der Superadmin für alle Maschinen ein.

Neue Maschine

• Auf der Anmeldeseite Neue Maschine beantragen: Name der Maschine, dein Name, E-Mail, Benutzername und Passwort.
• Du bekommst eine Eingangsbestätigung. Nach der Prüfung schalten wir die Maschine frei und du bekommst eine E-Mail – dann anmelden und unter Einstellungen beginnen.

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